Die drei Systeme zur Terminvereinbarung – PSA, Reverse-PSA und One-Click-System – lassen sich individuell an die spezifischen Anforderungen und Präferenzen Ihrer Veranstaltung anpassen.
Die meisten Konfigurationen können unter Event Configuration → Meetings eingestellt oder per Schalter ein- bzw. ausgeschaltet werden.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie die Grundeinstellungen für Networking und Matchmaking auf der Converve-Plattform vornehmen können.
General Setup
Im Backend, gehen Sie zu Veranstaltungs Einstellungen -> Veranstaltungs Konfiguration – > Meetings
Sie können die folgenden, allgemeinen Einstellungen vornehmen:
Enable matchmaking
True / False Schalter
Diese Einstellung bestimmt ob User überhaupt miteinander interagieren kann.
Wenn sie auf „false“ steht sehen User den Menüpunkt „Teilnehmer“ nicht und können die Teilnehmerliste nicht sehen und keine Meetings anfragen oder Nachrichten schreiben, auch wenn diese Funktionen theoretisch aktiv sind.
Wenn die Einstellung auf „true“ steht sehen User die Teilnehmerliste und auch automatisch Ihre persönliche Agenda.
Ob User Meetings anfragen oder Nachrichten schreiben können hängt von den Einstellungen für diese Funktionen und der Meeting Matrix ab.
Hier lernen Sie was die Meeting Matrix ist und wie Sie diese einstellen:
Die Meeting-Matrix
User access to agenda
True / False Schalter
Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn Enable Matchmaking auf „false“ steht.
Wenn diese Einstellung auf „true“ steht, können User auch bei deaktiviertem Matchmaking auf Ihre persönliche Agenda zugreifen. Zum Beispiel um Termine zu blocken oder bereits vereinbarte Termine zu sehen oder zu verwalten.
Option to Request meeting
True / False Schalter
Diese Einstellung bestimmt, ob User grundsätzlich Meetinganfragen an andere User senden können
Ob der Button „Request Meeting“ in der Teilnehmerübersicht und den Profilen zu sehen ist hängt zusätzlich von den Einstellungen in der Meeting Matrix ab.
Hier lernen Sie was die Meeting Matrix ist und wie Sie diese einstellen:
Die Meeting-Matrix
Waiting List Limit
Freie Zahleneingabe
Diese Einstellung bestimmt wie viele Meeting Anfragen maximal auf der Waiting List eines Users stehen können.
Die Einstellung „0“ bedeutet es gibt keine Begrenzung.
Um die Waiting List zu aktivieren, sprechen Sie bitte mit Ihrem Converve Projekt Manager.
Die Waiting List ermöglicht es Usern eine Meetinganfrage an einen anderen User zu senden mit dem Sie keinen gemeinsamen freien Meetingslot mehr haben.
Der User weiß dann, dass Interesse besteht und kann selber eine Anfrage senden, wenn wieder ein Slot frei werden sollte.
Location Setup
Im Backend, gehen Sie zu Veranstaltungs Einstellungen -> Veranstaltungs Konfiguration – > Meetings
Sie können die folgenden, Einstellungen bezüglich der Meeting Location vornehmen:
Book meeting on stand
True / False Schalter
Diese Einstellung bestimmt ob Meetings am Stand einer Firma stattfinden.
Wenn Sie auf „true“ steht, wird der Stand als Meeting Location festgelegt, auch wenn es Meeting Tische gibt. Voraussetzung ist, dass das Feld „Stand Nummer“ im Firmen Profil einen Wert enthält.
Steht dies auf „false“ wird das Meeting an einem Tisch stattfinden.
User Influence on Schedule & Meetings
Im Backend, gehen Sie zu Veranstaltungs Einstellungen -> Veranstaltungs Konfiguration – > Meetings
Sie können die folgenden, Einstellungen bezüglich des Einflusses von Usern auf Ihre Agenda vornehmen:
Requestee can Accept/Decline meeting requests
True / False Schalter
Diese Einstellung bestimmt, ob der User eine Meetinganfrage annehmen oder ablehnen kann. Bei „false“ werden Meetinganfragen nur um System gespeichert und müssen vom Event Admin bearbeitet werden. Dieses System wird meistens in Verbindung mit dem One-Click System verwendet, wenn der Veranstalter oder der Projektmanager die Converve-Plattform verwendet, um die Meeting-Agenden automatisch zu erstellen.
Steht die Einstellung auf „true“ werden Meetinganfragen an den User weitergeleitet und können angenommen oder abgelehnt werden.
Move meetings & meeting requests
True / False Schalter
Diese Einstellung bestimmt, ob ein User ein Meeting, welches sich bereits in seiner Agenda befindet, an einen anderen Timeslot verschieben kann an dem beide Meetingpartner noch frei sind.
Cancel meetings & meeting requests
True / False Schalter
Diese Einstellung bestimmt, ob ein User ein Meeting, welches sich bereits in seiner Agenda befindet, wieder löschen / absagen kann.
Option to block Timeslots
True / False Schalter
Diese Einstellung bestimmt, ob ein User einen freien Meeting Timeslot in seiner Agenda blocken kann.
Wenn ein Timeslot geblockt ist kann der User für den Timeslot keine Meetinganfragen erhalten.
Er kann für den Zeitraum auch selber keine Anfragen versenden oder Session Registrierungen vornehmen.
Meeting Notifications
Im Backend, gehen Sie zu Veranstaltungs Einstellungen -> Veranstaltungs Konfiguration – > Meetings
Sie können die folgenden, allgemeinen Einstellungen bezüglich des Aussenden von Meeting Notifications vornehmen:
Hinweis: Wie Sie die Texte der Automatischen E-Mails anpassen erfahren Sie in dem Artikel, Automations.
Send Meeting-Request Notification
True / False Schalter
Diese Einstellung bestimmt, ob ein User eine Email Benachrichtigung bekommt wenn er eine neue Meetinganfrage bekommen hat.
Wie sie den Text dieser Email anpassen können erfahren Sie im Artikel Automations.
Send Meeting-Request-Reply Notification
True / False Schalter
Diese Einstellung bestimmt, ob ein User eine Email Benachrichtigung bekommt wenn eine Meetinganfrage angenommen oder abgelehnt wurde.
Send Meeting-Moved Notification
True / False Schalter
Diese Einstellung bestimmt, ob ein User eine Email Benachrichtigung bekommt wenn ein Meeting in seiner persönlichen Agenda von einem anderen Meetingteilnehmer verschoben wurde.
Send Meeting-Cancelled Notification
True / False Schalter
Diese Einstellung bestimmt, ob ein User eine Email Benachrichtigung bekommt wenn er wenn ein Meeting in seiner persönlichen Agenda von abgesagt wurde.
Send Request Notification to Admins Email
True / False Schalter
Diese Einstellung bestimmt, ob die Event Admins eine Email Benachrichtigung bekommen wenn es eine neue Meetinganfrage in der Plattform gibt.
Hinweis:
Bei Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern bekommen Sie hier sehr viele Emails.