In diesem Artikel erklären wir Ihnen wie Sie mit dem Converve Programm Builder Ihr Event Programm in der Plattform anlegen. Die Ereignisse, aus denen sich das Event Programm zusammensetzt, heißen in Converve Sessions. Das Programm wird dem Benutzer automatisch in einer Listenansicht und einer Kalenderansicht ausgeben.
Hinweis: In der Standardeinstellung wird dem Nutzer als erstes die Listenansicht angezeigt. Ihr Projekt Manager kann für Sie die Kalenderansicht zum Standard machen.
Event Tage erstellen
Um einzelne Sessions anlegen zu können muss es in der Plattform Tage geben an denen diese stattfinden können.
Ein Tag hat ein Datum, eine Startzeit und eine Endzeit. Ein Event kann aus mehreren Tagen bestehen. Nur innerhalb der Zeitspanne der einzelnen Tage können Sessions angelegt werden.
Ihr Converve Projekt Manager hat die Tage bereits nach Ihren Vorgaben angelegt.
Wenden Sie sich an Ihren Projekt Manager wenn die Tagen angepasst werden müssen.
Programm anlegen
Im Backend gehen Sie auf Event Programm Builder -> Programm
Sie sehen oben eine Auswahl aller vorhandenen Eventtage und darunter eine (am Anfang leere) Übersicht aller Sessions des ersten Tages in einer Kalenderansicht.
Dazwischen finden Sie 3 Button:
„Session hinzufügen“
Hiermit fügen Sie eine neue Session hinzu, wie genau erklären wir im nächsten Abschnitt.
“Kategorien bearbeiten“
Hiermit können Sie die Session Kategorien verwalten und neue hinzufügen. Warum Sie dieses Feature brauchen und wie es genau funktioniert erklären wir weiter unten in diesen Artikel.
„Listen Ansicht/Kalenderansicht“
Hier können Sie im Backend zwischen der Kalenderansicht und der Listenansicht wechseln.
Die Kalenderansicht ist besser um einen allgemeinen Überblick zu bekommen und z.B. zu prüfen ob die Zeiten und Kategorien korrekt sind.
Die Listenansicht ist gerade bei umfangreichen Programmen die bessere Ansicht wenn Sie eine bestimmte Session suchen die Sie bearbeiten möchten.
Tipp: Nutzen Sie die Volltextsuche Ihres Browsers (Strg. + F unter Windows, CMD + F auf MacOs) um eine bestimmte Session in der Liste zu finden.
Beachten Sie, dass die Ansichten nicht denen entsprechen die Ihre Benutzer sehen wenn Sie das Programm auf der Plattform ansehen.
Session hinzufügen
Um eine Session hinzuzufügen, wählen Sie oben den Tag an dem Sie eine Session anlegen möchten und klicken Sie dann den Button „Session hinzufügen“
Es öffnet sich ein Pop Up Fenster mit einem Formular welches Sie ausfüllen müssen um eine neue Session anzulegen.
Dies sind die Felder:
Session Kategorie
Wenn Sie mehr als eine Session zur gleichen Zeit eintragen wollen müssen Sie den Sessions unterschiedliche Kategorien zuweisen. Diese können Sie hier auswählen.
Wenn eine Session keine Kategorie hat kann keine weitere Session zeitlich mit Ihr überlappen.
Wie Sie Session Kategorien anlegen, erklären wir im nächtsten Abschnitt.
Name
Hier legen Sie den Namen der Session fest. Dies ist die erste Info die dem Benutzer im Programm angezeigt wird.
Beschreibung
Hier können Sie einen Text einfügen, der z.B. den Inhalt der Session beschreibt.
Die ersten 160 Zeichen der Beschreibung werden in der Listenansicht ausgegeben. Der Rest tritt durch Klicken auf einen „mehr“ Button zum Vorschein. In der Kalenderansicht sieht man die Beschreibung erst wenn man auf den Namen der Session klickt.
Mit Hilfe des HTML Editors können Sie in der Beschreibung auch Links, Bilder, Downloads von Dateien und sogar Videos integriert werden.
Ort
Hier können Sie per Freitext einen Ort für die Session angeben. Diese Info wird in der Listenansicht unter der Uhrzeit ausgespielt. In der Kalenderansicht sieht man den Ort erst wenn man auf den Namen der Session klickt.
Die Plattform erstellt für die Listenansicht automatisch einen Filter mit dem Benutzer nach Sessions mit dem gleichen Ort suchen können.
Achten Sie darauf denselben Ort immer genau gleich zu schreiben.
Anfang / Ende
Die Uhrzeit zu der die Session beginnt / endet.
Die Uhrzeit wird in der Listenansicht neben und in der Kalenderansicht unter dem Session Namen angezeigt.
Wenn die gewünschte Uhrzeit nicht verfügbar ist, ist der Event Tag nicht lang genug. Ihr Converve Projekt Manager kann Ihnen damit helfen.
Max. Teilnehmer
Die maximale Anzahl an Teilnehmern die sich für eine Session anmelden können.
„0“ bedeutet es gibt keine Grenze.
Diese Info ist nur wichtig für Session für die Benutzer sich anmelden können / müssen.
Benutzer Kategorien
Hier bestimmen Sie welche Teilnehmerkategorien die Session in Ihrem Programm sehen können. Wenn sie keine Kategorie auswählen können, ALLE Benutzer die Session sehen.
Session Typen
Der Session Typ legt, fest ob und wie die Benutzer mit der Session interagieren können und schaltet ggf. weitere Funktionen und Einstellungen frei. Wir erklären die vier Session Typen im Detail im nächsten Abschnitt.
Video Typen
Dieses Feld wird nur beim Session Type Content Session abgefragt.
Die Erklärung liefern wir im Abschnitt Session Typen.
Meetingdauer
Meeting Pausendauer
Tische
Online Meeting Session
Dieses vier Felder werden beim Session Type Meeting Session abgefragt.
Die Erklärung liefern wir im Abschnitt Session Typen.
Meetingdauer
Meeting endet bald Warnung
Meetings mit gleicher Kategorie
Dieses drei Felder werden beim Session Type Speed Networking Session abgefragt.
Die Erklärung liefern wir im Abschnitt Session Typen.
Hier anzeigen: Programm
Dieser Schalter bestimmt, ob eine Session in ihrem Event Programm angezeigt wird. So können Sie z.B. Sessions verstecken, an denen Sie noch arbeiten.
Hier anzeigen:
Meine Agenda
Dieser Schalter bestimmt, ob eine Session in der persönlichen Agenda eines Benutzers angezeigt wird, wenn dieser Nutzer für die Session registriert ist.
Sessions bei denen disable registration (nächster Punkt) auf „true“ steht werden in der Agenda von allenzugelassenen Teilnehmern angezeigt, wenn der Schalter hier auf ebenfalls auf „true“ steht.
Disable registration
Hier können Sie die Registrierung für eine Session deaktivieren.
Wenn die Registrierung deaktiviert ist, wird die Session automatisch in der persönlichen Agenda aller zugelassen Benutzer angezeigt. Wenn Sie dies nicht wünschen müssen Sie „Hier anzeigen:Meine Agenda“ deaktivieren. Dann wird die Session nur im Programm angezeigt.
Diese Einstellung gibt es nicht für Break Sessions da man sich für dieses standartmäßig nicht registrieren kann.
Block Timeslots for meetings
Wenn parallel zu dieser Session eine Meeting Session läuft, können Sie die Meeting Session mit dieser Funktion für den Zeitraum dieser Session unterbrechen. Alle Timeslots die mit der Laufzeit dieser Session überlappen werden dann nicht mehr angeboten.
Sollten in dem Zeitraum bereits Meetings geplant sein bleiben diese bestehen.
Waiting List
Wenn die Session Registrierungen erlaubt und eine limitierte Teilnehmerzahl hat, können Sie Teilnehmern hiermit die Möglichkeit geben sich auf eine Waiting List zu schreiben.
User die auf der Waiting List für eine Session stehen können in diesem Zeitraum keine weiteren Sessions oder Meetings planen.
Waiting list automatically move up
Hiermit bestimmen Sie ob Personen die auf der Waiting List stehen automatisch für die Session registriert werden, wenn ein Platz frei wird.
Die User werden in der Reihenfolge registriert, in der sie sich auf die Waiting List geschrieben haben.
Alternativ können Admins die Teilnehmer von Hand von der Waiting List zu registrierten Teilnehmern machen.
Icon
Hier können Sie ein Symbol auswählen welches in der persönlichen Agenda neben der Session angezeigt wird.
Image
Hier können Sie ein Bild hochladen, welches in der Listenansicht des Programms neben der Session angezeigt wird.
Farbe
Hier bestimmen Sie die Farbe, in der die Session in der Kalenderansicht angezeigt wird.
Rollen Zuweisung
Sie können Personen als Sprecher oder Moderatoren zu der Session hinzufügen. Personen, die diese Session bereits in ihre Agenda gebucht haben, können hier nicht ausgewählt werden. Sprecher haben in Online Sessions erweiterte Rechte und werden im Programm unter der Session als Sprecher angezeigt. Moderatoren haben ebenfalls erweiterte Rechte, aber sie werden nicht im Programm angezeigt.
Sie können eine Person einfach im Suchfeld suchen und per „Drag & Drop“ in den entsprechenden Bereich ziehen. Die Reihenfolge der Sprecher hat Auswirkungen auf die angezeigte Reihenfolge im Programm.
Session Typen
Content Session
Dies ist der am häufigsten verwendete Session Typ. Sie wählen dies bei On Site und Online Sessions aus wenn es sich nicht um Networking mit Converve Features oder eine Pause handelt.
Bei On Site Sessions gibt es hier keine weiteren besonderen Felder.
Bei Hybrid / Online Events gibt es das folgende Sonderfeld:
Video Type:
Hier legen Sie die genutzte Technologie / Quelle für die Online Session fest.
Folgendes steht zur Wahl:
None: Es gibt (noch) keinen Online Inhalt für diese Session.
Link: Es gibt einen direkten Link zu einem Video / Video Call. Kopieren Sie diesen Link in das nun verfügbare Eingabefeld. Wenn ein User die Session in „My Agenda“ stehen hat wird daneben ein Button angezeigt der den Link öffnet. Dieser Link öffnet sich in einem neuen Fenster.
Embed: Es gibt einen „embedded code“. Dieser öffnet den darin enthaltenen Video Inhalt in einem Overlay innerhalb der Converve Plattform. Kopieren Sie diesen Code in das nun verfügbare Eingabefeld „Embedded Code Video“. Wenn ein User die Session in „My Agenda“ stehen hat wird daneben ein Button angezeigt der das Overlay öffnet.
In das zweite verfügbare Eingabefeld „Embedded Code Chat“ können Sie den Code einer entsprechenden Chat Software (z.B. Slido) eintragen.
Videoinhalt und Chat werden dann im Overlay im Verhältniss 2:1 nebeneinander angezeigt.
Jitsi: Es wird ein Video Raum in der Converve eigenen Video Technologie erstellt. Darin kann ein Video Call mit bis zu 12 Personen abgebildet werden. Dieser Raum öffnet sich innerhalb der Plattform in einem Overlay.
Wenn ein User die Session in „My Agenda“ stehen hat wird daneben ein Button angezeigt der den Call im Overlay öffnet.
Networking Session
Eine Networking Sessions legen Sie an um einen Rahmen für das Ausmachen von 1:1 Meetings innerhalb der Converve Plattform einzurichten.
Dies gilt sowohl für Online als auch für OnSite Meetings.
Dabei gibt es folgende Sonderfelder:
Meetingdauer: Hier geben Sie an wie lange jedes einzelne Meeting dauert.
Meeting Pausendauer:
Hier legen Sie die Pausenzeit zwischen zwei Meetings fest. WICHTIG zu beachten: Diese Zeit wird von der Meetingdauer abgezogen.
Wenn Sie also 15 Minuten langen Meetings mit 5 Minuten Pausen danach einrichten, möchten, ist Ihre Einstellung:
Meetingdauer: 20
Meeting Pausendauer: 5
Der erste Meeting Slot beginnt zur gleichen Zeit wie die Session. Die Plattform richtet danach so viele Slots ein wie bis zum Ende in die Session passen.
Wenn die Zeit am Ende nicht mehr für ein ganzes Meeting reicht, bleibt Sie ungenutzt.
Hinweis: Die Dauer des Meetings wird inklusive Pause gerechnet. Es muss in der Session daher auch nach dem letzten Meeting noch Zeit für die Pause sein.
Tische
Wenn die Meetings an Tischen stattfinden ODER wenn sich um ein Online Event handelt bestimmt dies die Anzahl der vorhandenen Tische und damit (online) der maximal parallel möglichen Meetings.
Wenn den Kategorien individuelle Stände zugewiesen werden kann hier der Wert 1 eingetragen werden.
Online Meeting Session
Wählen Sie hier „ja“ wenn für die Meetings automatisch ein Online Meeting Raum erstellt werden soll. In der persönlichen agenda der Teilnehmer wird dann neben dem Meeting ein Button zum Betreten des Meetings angezeigt.
Break Session
Diese Sessions werden benutzt um Pausen einzurichten. Für eine Break Session kann ein Teilnehmer sich nicht registrieren. Sie ist wie eine Art Platzhalter in Program / Agenda.
Speed Networking Session(nur online)
Diese Sessions können nur bei online Events eingerichtet werden. Sobald ein Teilnehmer eine Speed NEtworking Session betritt wird ein Meeting mit einem zufällig ausgewählten weiteren Teilnehmer in der Session gestartet. Wenn die Meeting dauer abgelaufen ist, wird ein Meeting mit einem weiteren Teilnehmer gestartet. Dies wiederholt sich bis kein neuer Meeting Partner mehr gefunden wird, die Session beendet ist oder der Teilnehmer den Meeting Raum verlässt. Nach der Session sehen Teilnehmer in einer Liste wen Sie alles getroffen haben.
Für Speed Networking Sessions gibt es die folgenden Sonderfelder:
Meetingdauer: Bestimmt die Dauer der einzelnen Meetings innerhalb der Speed Networking Session.
Meeting enden bald Warnung: Bestimmt wie viele Sekunden vor Ende des meetings den Teilnehmern eine entsprechende Information über das baldige Ende der Session angezeigt werden soll.
Meetings mit gleicher Kategorie:
Bestimmt, ob man beim Speed Networking auch mit Teilnehmern in ein Meeting kommen kann die in der gleichen Nutzerkategorie sind wie man selber.
Session Kategorien
Wenn Sie mehr als eine Session zur gleichen Zeit eintragen wollen müssen Sie den Sessions unterschiedliche Kategorien zuweisen.
Wenn eine Session keine Kategorie hat, kann keine weitere Session zeitlich mit Ihr überlappen.
Die Session Kategorie wählen Sie beim Anlegen einer Session als erstes aus. Wenn keine Sessions überlappen, sind keine Kategorien notwendig.
Sie legen die Session Kategorie wie folgt an.
Im Backend gehen Sie auf Event Programm Builder -> Programm
Auf der rechten Seite klicken Sie auf „Kategorien editieren“.
Es öffnet sich ein Fenster mit zwei Eingabefeldern:
Category Title:
Dies ist der interne Name der Kategorie. Dieser wird nur im Backend beim Anlegen und Anzeigen der Sessions verwendet und erscheint nicht öffentlich. Es muss einen Category Title geben.
Category Lable: Das Lable ist der öffentliche Name der Kategorie. Sie müssen kein Lable vergeben. Wenn es ein Lable gibt wird dies öffentlich im Event Programm ausgeben und kann darin auch als Filter verwendet werden.
Title und Lable können gleich sein.
Füllen Sie diese Felder aus und klicken sie auf „Speichern“, Sie können nun beim Anlegen oder editieren von Sessions, Kategorien vergeben.